チームを組み、プロジェクトを立ち上げて仕事をする場合、成功するためにはプロジェクト管理が重要です。最近ではプロジェクトマネジメントという言葉を聞く機会が増えました。しかし、具体的な内容は知らない人も多いでしょう。そこで今回は、プロジェクトマネジメントについてご紹介します。必要な理由や成功の秘訣も説明するので、ぜひ参考にしてみてください。
プロジェクトマネジメント
プロジェクトマネジメントとは、企画の成功に向けて進捗を管理することです。納品物の納期やクオリティ、コストを満たして目標を達成するためには効率よく進めなければいけません。大規模なプロジェクトになればなるほど、多くの人数が関わることになるでしょう。そのため、適切にプロジェクトマネジメントを行うことが重要です。目標を達成するために、プロジェクトマネージャーにはさまざまな業務があります。
はじめにプロジェクトの目的や目標の設定し、リソースの把握・管理を行います。スケジュールやコスト、リスクの管理はもちろん、ステークホルダーとの関係を構築するのもプロジェクトマネージャーの業務です。メンバーのタスクを把握して進捗を管理し、スケジュールが遅れている場合は修正します。またプロジェクトで発生する可能性のあるリスクを把握し、予防・対応することも重要です。
必要な理由
プロジェクトでは、複数の社員がいくつかのチームに分かれます。それぞれ目的を達成するために、業務が細分化されたタスクに取り組みます。ほとんどの場合、それぞれのタスクは相互に関連しているでしょう。そのため、ひとつのタスクが遅れると、ほかのタスクや全体の進捗計画に大きく影響します。タスクの進捗管理は非常に重要だといえるでしょう。プロジェクトの失敗は進捗管理だけでなく、スタート段階で設定した目的や目標、実行計画の不適切さが原因となります。プロジェクトを成功に導くには、プロジェクトを事前にきちんと定義することと、計画性を持って確実に実行することが大切です。
成功の秘訣
成功の秘訣についてご紹介します。
やるべきことを明確にする
プロジェクトを始める際は、目的達成のためにするべきことを明確にしましょう。たとえば1時間でデータをまとめる場合、やるべきことはデータを集めることと、まとめることです。やるべきことが明確になると、課題が見えてくるでしょう。たとえば何のデータを集めれば良いか分からない、必要なデータの量が分からない、最終的にデータをどのようにまとめるかなどといった課題が見えてきます。課題が明確にならなければ、どこから手をつければいいか分からず、時間を無駄にしてしまいます。やるべきことを実際に達成した時に何が起こるか、想像しながら課題を明確にしていくことが重要です。
スケジュールを立てる
やるべきことと課題が分かったらスケジュールを考えましょう。まず、やるべきことを実行するためにはなにが必要か、またその障害となる課題をどのように解決するかを考えます。そして課題解決のために必要なタスクとして洗い出します。所要時間や作業の流れを考えながら優先順位をつけましょう。
その際、時間配分や優先順位を間違ってしまうと、納期に間に合わなくなるかもしれません。仮に1時間で終わらせられるようスケジュールを立てるとします。その際、少なくともデータ入力に40分かかるのに、データを入力するためのデータ収集に30分以上かかってしまうと間に合いません。スケジュール管理は大切なポイントです。
最終的な目標を意識する
タスクをこなしていくと、必要なデータが集まります。データが揃っていれば、資料ができ上がります。さまざまな過程を経て出来上がったものが成果物です。プロジェクトマネジメントでは、常に最終的な目標を考えながら行動しましょう。
もし目標がブレてしまうと、最初に求めていた物とは違うものができるかもしれません。たとえば、資料を作るという目標を見失うと、データ集めに時間をかけすぎて成果物ができないでしょう。プロジェクトが完了するまでには多くの業務が発生します。プロジェクトはさまざまな業務の集合体です。業務を細分化したものはタスクといいます。プロジェクトを成功させるには、一つ一つのタスクを確実に完了させることが重要です。取り組むべきタスクをきちんと管理し実行していくことで、プロジェクトの成功につながるでしょう。
まとめ
今回は、プロジェクトマネジメントについてご紹介しました。プロジェクトマネジメントは、目標達成のためには欠かせない要素です。基本的な仕組みを理解した上で、具体的な方法を取り入れてみましょう。メンバーのやる気や能力を引き出し、チーム一丸となって目標達成を目指すことが重要です。
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